Nelle ultime due settimane sono stato a due conferenze di stampo molto differente: una era una conferenza scientifica dove persone che lavorano più o meno nello stesso ambito presentavano e discutevano gli ultimi risultati, l’altra era un incontro (organizzato da un gruppo di economisti ma aperta a tutti) sull’organizzazione dell’università e sulla valutazione di ricerca e didattica nella scuola. Persone diverse, ambiente diverso, stili diversi. Eppure il numero di persone che, pur essendo evidentemente bravissimi nel loro settore, si dimostrano incapaci di parlare davanti ad un pubblico è sorprendentemente alto. E la chiarezza non sembrerebbe nemmeno dipendere dall’esperienza dello speaker: ci sono ragazzini che alla loro prima conferenza fanno molto (ma molto) meglio di attempati professori con decenni di esperienza alle spalle. Tra le altre cose errori e problemi sono sempre gli stessi con una regolarità che dà da pensare; eppure sull’arte di fare una buona presentazione sono stati scritti un’infinità di tomi (qui ne trovate un po’ di esempi). Forse pure troppi.

Dato che un po’ di esperienza nel settore oramai me la son fatta vediamo se riesco a buttare giù qualche consiglio:

•  Non importa quale sia l’argomento della vostra presentazione, se non avete chiaro nella vostra testa quale sia il messaggio che volete far passare (ovvero quello che la gente si dovrebbe ricordare una volta tornata a casa) non c’è alcuna possibilità che riusciate a trasmetterlo al vostro pubblico. La prima cosa da fare è sempre quella di decidere quale sia il messaggio. Non sentitevi soddisfatti finché non siete in grado di esprimerlo con una singola, semplice frase.
• Una volta che il messaggio è ben chiaro nella vostra testa ricordatevi che il vostro scopo è di renderlo chiaro anche al pubblico. Tutto quello che direte e che farete vedere sulle vostre slides (se le avete) ha l’unico scopo di veicolare quell’unico messaggio. Qualunque altra aggiunta renderà la vostra presentazione meno chiara e confonderà le idee a chi vi sta a sentire. Se dovete tenere un talk molto lungo potreste avere più di un messaggio; in questo caso assicuratevi che sia ben chiaro sia a voi sia a chi vi sta a sentire quale sia il legame fra i vari concetti che volete far passare.
• MAI leggere le proprie slides! L’unico effetto che si può ottenere in questo modo è di far addormentare il pubblico. Se proprio non riuscite a parlare a braccio preparatevi un discorso prima e recitatelo. Se non siete in grado di memorizzarlo scrivetevelo su un fogliettino e leggetelo da quello. Ma non leggete le vostre slides. Il vostro pubblico è intelligente abbastanza da saper leggere da solo quello che avete scritto, non ha bisogno di aiuto.
• Se in una slide compaiono più di tre frasi iniziate a preoccuparvi. In teoria le slides dovrebbero servire a coadiuvarvi, non devono sostituirvi. Il pubblico è lì per ascoltare voi; se avesse voluto leggere qualcosa di scritto da voi si sarebbe andato a prendere i vostri articoli/libri non sarebbe venuto ad una conferenza! Ovviamente ci sono casi dove il testo è indispensabile: magari è una citazione o il testo di una legge. Tuttavia il pubblico non dovrebbe mai essere costretto a leggere una paginata di testo. Siete voi che dovete spiegargli le cose. I testi lunghi vanno bene come referenze ma cercate sempre di limitarvi a frasi brevi e facilmente digeribili (magari due o tre parole chiave che richiamino e rinforzino quello che state dicendo).
• La grafica delle slides deve essere un aiuto alla vostra presentazione, non un impedimento. Grafici e tabelle devono essere chiari, leggibili e ben separati fra loro. Se le cose iniziano ad accalcarsi fate una slide in più ma evitate a tutti i costi che il pubblico debba faticare per capire cosa diamine vuol dire quel disegnino che avete messo.
• I proiettori hanno tipicamente risoluzione VGA (640×480 pixel) o poco di più. Linee troppo sottili o font troppo piccoli scompariranno senza pietà. Il fatto che i vostri grafici fossero chiarissimi sul vostro monitor ad alta definizione è ininfluente. Analogamente i proiettori hanno un contrasto infinitamente peggiore del vostro monitor e quindi un testo giallo su fondo bianco diventerà completamente invisibile. Usate sempre colori molto contrastati, font ampi e poco ricercati; se avete grafici o tabelle assicuratevi che tutte le linee siano abbastanza spesse da apparire nell’immagine prodotta dal proiettore.
• Solitamente i proiettori hanno un rapporto di forma di 4:3, lo schermo del vostro pc è (quasi di sicuro) in 16:9 o 16:10. Assicuratevi che la vostra presentazione abbia il rapporto di forma giusto o potreste avere delle brutte sorprese.
• Evitate come la peste di usare il Comic Sans Serif! (vedi)
• A meno che non usiate il vostro computer assicuratevi che il file contenete la vostra presentazione sia leggibile e contenga tutto quello di cui avete bisogno. Versioni troppo recenti o troppo vecchie di PowerPoint potrebbero dare problemi. Allo stesso modo non date per scontato che nel computer in dotazione alla conferenza dove siete ci siano tutti i font ed i plug-in a cui voi siete abituati. In molti casi la soluzione migliore è di fare un pdf.
• A meno che non siate sicuri di sapere esattamente cosa state facendo andateci molto cauti con le transizioni animate fra una slide e l’altra. Se la transizione è brutta la figura che ci farete non sarà migliore. Se è troppo bella distrarrà il pubblico dal punto veramente importante, il messaggio che avete deciso di veicolare.
• Filmati ed animazioni possono essere strumenti insostituibili per spiegare rapidamente e con chiarezza un concetto complicato. Se però non sono strettamente necessari lasciate perdere (stesse considerazioni delle transizioni animate). Se invece sono indispensabili assicuratevi di sapere esattamente come farli partire (specialmente se non state usando il vostro computer). Non c’è niente di peggio di uno speaker che armeggia per 10 minuti per far partire un filmatino di 30 secondi.
• State sempre nei tempi prestabiliti! Lo so che 2 minuti in più fanno sempre comodo. So anche che tutti gli altri speaker prima di voi hanno sforato di intere mezz’ore. Ma stare nei tempi è un segno di rispetto sia per il pubblico che per gli organizzatori della conferenza. In astratta teoria ogni sessione di ogni conferenza dovrebbe avere un chairman che avrebbe, fra gli altri, il compito di far rispettare i tempi preventivati. Il fatto che il chairman non abbia la spina dorsare di compiere il proprio dovere non vi autorizza ad approfittarvene!
• Se ci sono dubbi chiarite sempre prima di iniziare se il pubblico può fare domande durante la vostra presentazione, se le può fare solo dopo o se non le può fare affatto. Eviterete un sacco di situazioni imbarazzanti.
• Non tornate mai indietro con le slides. Se vi riferite a qualcosa detto precedentemente ditelo a voce (“…come abbiamo detto prima il sarchiapone è un quadrupede palmato…”). Se sapete che dovrete far riferimento a qualcosa detto molto tempo prima allora ripetete l’informazione sulla nuova slide (un po’ di ridondanza non ha mai ucciso nessuno). Ma tornare indietro trasmette l’idea che la presentazione voi non l’abbiate affatto preparata e che vi stiate muovendo un po’ a casaccio.
• Verificate sempre che non ci siano errori di ortografia o di spelling. Lo sappiamo tutti che queste cose capitano, ma erroretti di questo tipo vi faranno apparire come dei cialtroni.
• Parlate a voce alta. Se c’è usate il microfono in dotazione. Non riuscire a sentire la metà delle parole che vengono pronunciate dallo speaker non lascia una bella impressione.
• Se una persona del pubblico vi fa una domanda e non siete assolutamente sicuri che tutti gli altri spettatori abbiano sentito distintamente fate la fatica di ripeterla a beneficio di chi si trovava troppo lontano per sentire. Alla fine è il vostro pubblico.
• A meno che il chairman non vi abbia adeguatamente introdotto spendete qualche secondo per dire chi siete e a che titolo siete lì. Non è automaticamente detto che tutto il pubblico vi conosca.

N.B. La quasi totalità della mia esperienza sull’argomento “presentazioni” è centrata su conferenze di stampo più o meno scientifico ed accademico. Non tutti i suggerimenti che ho dato potrebbero essere ugualmente validi in ambiti molto diversi.